Cartographie du capital pour Groupe Accueil

Le Groupe Accueil a fait appel à Smile afin de développer un outil permettant d’avoir une représentation agrégée de son patrimoine. Réalisé sous le nom de CIFA, ce projet s’est déroulé en deux phases : la première concerne l’interface de saisie de la cartographie ; la seconde, un module de reporting pour l’aide à la décision. Pour plus de convivialité et une meilleure ergonomie, cet outil a été développé sur une plateforme .Net, entièrement en technologie Ajax.

A terme c’est l’ensemble des responsables de Groupe Accueil qui utilisera ce système comme outil de travail quotidien.

Groupe Accueil : une problématique de fragmentation

Groupe Accueil est une entité familiale qui a développé son activité sur des marchés porteurs très diversifiés. En France comme à l’international, Groupe Accueil a cultivé un sens des affaires qui se traduit par le développement de pôles économiques forts dans différents secteurs d’activités :

• Agroalimentaire
• Edition papier et logicielle
• Gestion de Patrimoine Immobilier
• Gestion Financière
• Négoce de bois et de robinetterie
• Promotion Immobilière
• Santé

Aujourd’hui, le groupe réalise un chiffre d'affaires de 300 millions d'euros et regroupe 1780 collaborateurs.

De par sa nature très fragmentée, Groupe Accueil souhaitait disposer d’un outil permettant de rendre compte de l’ensemble des biens et possessions du groupe.

« Nous avons l’obligation légale de publier les situations comptables des différentes branches et du groupe mais ces chiffres ne nous donnent qu’une vision historique et non pas la véritable valeur des composants du patrimoine », explique Frédéric Rioche, Directeur Finance Gestion et Informatique chez Groupe Accueil.

Dès Janvier 2005, l’idée de valorisation du patrimoine de Groupe Accueil a pris forme avec la création du projet CIFA (Corporel Incorporel Financier Administratif). In fine, il avait pour objectif de valoriser de façon précise et fiable l’ensemble des objets composant le patrimoine de la société, que ce soit un immeuble, des contrats, des dettes et engagements financiers, des ressources humaines, etc. Mais au-delà du concept de valorisation, c’est également la gestion complète de ces objets composant le patrimoine qui est intégrée dans CIFA et pilotée par chaque responsable opérationnel (DRH, Juristes, Services généraux….).
CIFA donne ainsi une vision globale des éléments qui composent les obligations et droits patrimoniaux d’un groupe.

L’intervention du Pôle Conseil de Smile

Après une première collaboration sur un projet de catalogue électronique pour sa branche Négoce, Groupe Accueil a fait appel au Pôle Conseil de Smile en avril 2006.

« Avec la mise en place du projet CIFA, nous savions ce à quoi nous voulions aboutir, mais nous ne savions pas encore de quelle façon mener ce projet de grande envergure », ajoute Frédéric Rioche.

Les consultants de Smile sont donc intervenus pour aider Groupe Accueil à définir et à réaliser le modèle conceptuel du CIFA, puis rédiger les spécifications détaillées qui constituent le cahier des charges du projet.

« Il a fallu trois mois, entre notre première rencontre avec le Groupe Accueil et le début de la phase développement du projet afin de finaliser dans le détail le modèle du CIFA », explique Dominique Martin, consultant chez Smile. « Cet important travail de réflexion réalisé en amont, lors de la réalisation du modèle conceptuel, a réellement contribué au succès de ce projet ».

Une part importante de ces spécifications consistait à normaliser les caractéristiques attribuées à chaque type de bien (immeuble, contrat, homme, etc.). Ces caractéristiques, structurées sous le terme de « Facette », sont propres à chaque bien et regroupent :

• La ou les différentes valorisations (ce que le bien représente financièrement)
• Les différents amortissements (lorsqu’ils s’appliquent)
• Les actions de suivi qui rend compte du workflow
• La documentatio
• La cartographie
• Les liaisons inter-entités et la possibilité de relier des CIFA entre eux quelque soit leur rattachement juridique

Tous ces éléments, enregistrés dans une base de données SQL Server, font l’objet d’une historisation, sont suivis dans le cadre d’un audit ou d’un inventaire et gérés également selon les nouvelles normes IFRS.

Deux lots d’intervention ont ainsi été définis afin de répondre aux besoins de Groupe Accueil :

• Le premier lot régissant toute l’interface de saisie de la cartographie : les inventaires, les valorisations, les droits d’accès...
• Le second lot étant un module de reporting qui extrait de l’outil les données nécessaires pour l’aide à la décision

Un système convivial développé sous .Net et avec Ajax

Les équipes techniques de Smile ont débuté le développement de l’outil en juin 2006, directement au sein des équipes Groupe Accueil. Deux personnes de Groupe Accueil se sont également jointes au projet.

« L’ergonomie et la convivialité de l’outil étaient pour nous des critères primordiaux. En effet, nous avions besoin d’attirer les utilisateurs et leur donner envie de naviguer dans le système. Il était donc indispensable que l’interface soit ludique, conviviale et tranche avec la charte traditionnelle des outils de gestion classiques », précise Frédéric Rioche.

Dans cette optique, l’outil a été développé sous une plateforme .Net avec Ajax , ce qui permet d'afficher les informations de façon plus dynamique. L’utilisation d’Ajax a amélioré la réactivité d'affichage du site avec de petites quantités de données échangées avec le serveur central plutôt que le rafraîchissement de la page entière. Cela donne ainsi une meilleure dynamique aux interfaces Web et optimise les qualités d’ergonomie et de navigation au sein de l’Intranet. Au final, ce choix technologique offre tous les avantages du Web avec une dimension supplémentaire au niveau du graphisme et de l’ergonomie.

La question des droits d’accès était également un point essentiel. L’outil devait être disponible pour l’ensemble des filiales composant le groupe tout en respectant des critères de confidentialité très stricts. En effet, certaines des informations saisies concernent les services juridiques ou assurances, mais également les dirigeants du groupe. Un accès fortement sécurisé a donc été défini en fonction des profils et des mouchards ont été mis en place afin de pouvoir « tracer » les personnes cherchant à accéder aux informations confidentielles.

Pour cela, Smile a choisi d’organiser la gestion des droits sur le même modèle que l’Active Directory existant chez Groupe Accueil.

Un résultat à la hauteur des ambitions du CIFA

Aujourd’hui, le système est actif depuis novembre 2006. Il permet de disposer en temps réel d’une vision agrégée du groupe en rendant compte de ce qui compose le patrimoine, mais également de tous les éléments d’informations qui gravitent autour. D’ici fin 2007, il sera utilisé comme outil de travail par l’ensemble des responsables locaux des différentes branches du groupe. Cet outil commun optimisera le partage des informations entre les différents services et assurera une meilleure fiabilité des informations.

« Le projet que j’ai imaginé il y a deux ans voit maintenant le jour et le résultat correspond à mon idée initiale tant au niveau des fonctionnalités que de la convivialité de l’interface », se réjouit Frédéric Rioche. « Par ailleurs, le CIFA réalisé par Smile répond à un besoin important pour lequel il n’existe aucune offre sur le marché et c’est pourquoi nous en avons récemment déposé le programme auprès de l’agence de protection des logiciels », conclut-il.

Dans la continuité du projet CIFA, Smile a développé une brique décisionnelle qui vient s’ajouter à l’outil et ce avec Reporting Services et Analysis sous environnement Base de Données SQL Server 2005. Ce module de reporting, actif depuis février 2007, extrait les données nécessaires pour l’aide à la prise de décision. L’objectif est notamment de fournir des informations sur les éléments patrimoniaux d’une société et de suivre dans le temps son évaluation le plus précisément possible.