Le CG44 choisi Smile pour son projet de GED

Le Conseil général de Loire Atlantique a choisi Smile pour la mise en place d’une application de dématérialisation et de gestion des dossiers agents au sein de la direction RH, sur un socle Alfresco.

En effet, le Conseil général de Loire Atlantique ne disposait d’aucune application et la gestion des dossiers RH s’effectuait sur format papier, avec des bannettes et des classeurs. Cette gestion devenait complexe puisque le CG44 compte 5000 dossiers agents avec environ une centaine de documents par dossier, soit environ 500 000 documents.

L'objectif de cette application est avant tout de dématérialiser tous les documents RH d'un agent (lettre de promotion, arrêt maladie, fiche d'évaluation…), pour en faciliter la gestion au quotidien, notamment au niveau de la recherche (d'un dossier et d'un document).
Le premier lot du projet est à destination des agents du département RH.
Dans un second lot, l'application sera ouverte aux agents, ce qui leurs permettraient de consulter leur dossier.
Le CG44 a retenu la solution de GED Alfresco. Smile a réalisé une application spécifique développée avec le framework Spring-Surf comme surcouche d’Alfresco.
Ce framework très novateur (puisqu'il n'existe pas encore de version 1.0) a été développé par les équipes d'Alfresco pour créer l'application « share » du progiciel. Celle-ci est l’interface privilégiée de l’éditeur.

Toutes les fonctionnalités de gestion des dossiers agents ont été implémentées :

• gestion des dossiers agents (création, modification)
• gestion des documents (ajout, classement, modification et suppression)
• gestion des interfaces de recherche poussées
• gestion de la nomenclature (toute la nomenclature est paramétrable et modifiable)
• gestion des utilisateurs et des habilitations

Smile a relevé plusieurs défis techniques tels que :

• la mise en place d'une architecture REST grâce à Alfresco et à l'utilisation du framework Spring-Surf
• la création d'une interface avec HRAccess
• la mise en place d'un outil d'OCR intégré à l'application. Dès qu'un document est ajouté, celui-ci est automatiquement envoyé à une solution OCR (Abbyy Software Recognition). Ainsi les utilisateurs peuvent effectuer des recherches sur le contenu des documents
• la gestion des PDF/A pour des raisons de pérennité du format

Lors de la réalisation de cette application, Smile a réalisé différents challenges :

• L’ergonomie : l'application doit être une application de gestion. De ce fait tous les écrans doivent être simples et correspondre au métier attendu.
• La technique : L'un des premiers projets sur le framework de développement Spring-Surf.
• La volumétrie : Comme cité précédemment, l'application doit gérer plus de 500 000 documents. De plus, Smile a réalisé des interfaces permettant d'importer tout l'historique des documents. C'est à dire permettre au CG44 de créer des imports de document massif, correspondant à plusieurs dizaines de Go de document.