Smile déploie un ERP open source pour Anevia

En moins de trois mois Smile met en production la version 5 d’OpenERP chez Anevia. Aujourd’hui, la gestion commerciale, le suivi des stocks, la comptabilité générale et analytique de la société sont unifiées au sein de l’ERP open source.

Anevia

Anevia est une jeune société innovante qui développe et commercialise des serveurs de vidéo sur IP. Ces équipements sont destinés aux opérateurs télécoms qui proposent des offres de télévision sur IP et de vidéo à la demande à leurs abonnés, au marché ‘’Hospitality‘’ (hôtels, hôpitaux, bateaux de croisière) qui ont besoin de systèmes de divertissement nouvelle génération sur IP, et aussi aux entreprises qui utilisent la télévision dans leur travail (chaînes de télévision et de radio, marchés financiers, ministères...).

Anevia fait aujourd'hui le pari de la convergence et travaille à l'élaboration de solutions "Triple Screen" permettant de recevoir un bouquet vidéo à la fois sur son décodeur IP (les "box" des abonnés des offres ADSL), mais aussi son PC et sur son téléphone mobile. Anevia a plus de 300 clients dans 50 pays dans le monde dont des clients prestigieux tels que Alice, Cognacq Jay Image ou la BBC et a levé en Mars 2009 5 Millions d'euros pour étendre sa présence géographique et financer la mise en œuvre de sa stratégie « Triple Screen ».

Problématique

Anevia propose à ses clients à la fois des équipements serveurs et de la maintenance sur ces serveurs.
« Pour optimiser la gestion de notre maintenance, nous organisons en parcs les serveurs vendus aux clients ; les serveurs d'un même parc ayant un renouvellement de maintenance synchronisé. C'est essentiellement cette spécificité qui nous empêchait de disposer d'un ERP natif générique type Divalto, Navision, BusinessOne ou Axapta », explique Alexis de Lattre, co-fondateur d’Anevia.
Le choix de se tourner vers une solution ERP open source, OpenERP v5, était motivé par un plusieurs avantages :

• D’une part l’économie budgétaire directe que procure la suppression de licences relatives aux solutions propriétaires.
• D’autre part les développements spécifiques liés à la gestion de parcs seraient moins cher à réaliser avec OpenERP qui bénéficie d'un code libre mais d'une qualité de conception supérieure à celle généralement constaté sur les autres ERP.
• Enfin, la compatibilité Windows et Linux. Une des motivations du choix d'OpenERP par rapport à l'offre des ERPs propriétaire est possibilité d'accéder à toutes les fonctionnalités de l'ERP aussi bien depuis un poste Windows qu'un poste Linux. C'est très important pour Anevia car le parc informatique comprend aussi bien des postes Windows que Linux.

Anevia optimise également la gestion de cette maintenance par une traçabilité totale de ses serveurs, ainsi que de toutes les pièces qui les composent. Ainsi, lors d'un retour client si des pièces doivent être changées, des statistiques peuvent être tenues sur leur fiabilité et on sait toujours si une machine est sous garantie ou non.

Les modules de gestion OpenERP utilisés par Anevia

L'implantation d'OpenERP v5 part donc d'une gestion du catalogue produit ainsi que de la production. Cette gestion de production comprend :

• Traçabilité par numéro de série (extension par Smile de la gestion par lot d'OpenERP et création du module communautaire mrp_prodlot_autosplit)
• Nomenclatures d'assemblage, recyclage de produits neufs en produits d'occasion avec conservation de la traçabilité...
• Ordres de production
• Calcul de besoin d'assemblages et d'achats de matériel
• Gestion de stock avancée

Gestion de stock

La gestion de flottes de serveurs s'appuie en effet sur l'incroyable souplesse du module de gestion de stock d'OpenERP et notamment le module communautaire « fleet_maintenance » développé par Smile spécifiquement pour Anevia. Ainsi tous les serveurs expédiés voient leur mouvement d'aller (et retour éventuellement) correctement archivés.

Gestion des retours

Anevia gère les retours matériels (RMA) en se basant sur la CRM native d'OpenERP couplée pour l'occasion à la gestion de stocks. Ainsi, les prévisions des serveurs en retour, retours fournisseurs et réexpéditions sont immédiatement accessibles depuis les écrans de SAV et toute machine est facilement identifiée à partir de son numéro de série.

Gestion des expéditions

Dans la gestion des expéditions, Anevia a enrichi le module « delivery » d'OpenERP afin d'estimer exactement les prix des livraisons en fonction des zones géographiques, des transporteurs, mais aussi du poids exact des palettes en fonction du nombre de serveurs livrés... Grâce à un échantillonnage précis de ces prix de livraison, le prix réel colle au plus proche du prix à payer par le client dans sa commande.

Les modules natifs d’OpenERP utilisés par Anevia

Au-delà de cette gestion des serveurs, Anevia profite également des modules classiques, natifs sur OpenERP :

• Gestion commerciale, avec comptabilité auxiliaire
• Comptabilité analytique avec gestion des produits constatés d'avances sur les contrats de maintenance
• Comptabilité générale intégralement faite avec OpenERP. Balances et journaux aident ainsi à créer les états comptables comme le bilan, le compte de résultat ou la liasse fiscale, la déclaration de TVA et le reporting financier d’Anevia
• Gestion de toutes les taxes, y compris DEEE
• Gestion des exonérations de taxes intra-communautaires et édition des formulaires douaniers (EUR-1, certificat d'origine, etc...)
• Importation des écritures de paies depuis une solution de paie en Saas : MeilleureGestion.com

Un projet mené main dans la main

Le mode d'implémentation choisi par Anevia a été particulièrement efficace. En effet, la société étant familière des solutions open source, elle a été capable d'assumer en interne une partie des développements.
Smile a guidé la société et réalisé les développements plus techniques qui nécessitaient la compétence d'un intégrateur spécialisé. Avec un climat de confiance instauré dès le début du projet, Smile a poursuivi la mission chez Anevia en mode régie. Ce mode de fonctionnement a permis d’économiser environ 30% du budget.

« Au total, le déploiement d'OpenERP a duré 6 mois avec une diminution progressive de l'intervention de Smile jusqu'à notre autonomie totale », explique Alexis de Lattre. « Par ailleurs, nous pouvons aussi compter sur un contrat de support avec l'éditeur de la solution ».

Le délai de mise en production a été très court : début de l'intégration mi-Octobre 2008 et passage en production le 1er Janvier 2009 pour la gestion des stocks, l'administration des ventes (commandes, factures, ...) et la comptabilité.

Les bénéfices du déploiement d’OpenERP

L'avant et l'après ERP est déjà visible :

• Un grand nombre de ressaisies est évité, libérant de la force de travail pour des tâches de plus forte valeur ajouté, et évitant les erreurs en cascade.
• Les chiffres clés de l'entreprise sont accessibles en temps réel et permet un pilotage plus précis
• On voit aujourd'hui clairement la différence entre un retour matériel sur un serveur pré-OpenERP dont il est difficile d'avoir la traçabilité et un serveur post-OpenERP pour lequel le numéro de série donne immédiatement l'historique complet des pièces et composants, les hardwares révisions, la plage de garantie...

Un projet deux fois moins couteux avec OpenERP

Anevia a étudié le marché des ERP propriétaires pouvant correspondre à ses besoins en se faisant aider d'un consultant du CXP et est arrivé à la conclusion que sur une durée de cinq ans OpenERP aura couté entre 2 et 3 fois moins cher que les autres ERPs propriétaires étudiés.

« Sans compter que d’ici quelques années, nous aurons la pleine maîtrise de notre système et de sa couverture fonctionnelle, sans avoir à subir la hausse inopinée du support, d'un rachat ou d'une faillite d'un éditeur ERP propriétaire », conclut Alexis de Lattre.