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grâce à Alfresco Guillemet fermant
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L’UCFF partage ses documents grâce à Alfresco

Une solution personnalisée de partage de documents

L’UCFF, Union de la Coopération Forestière Française regroupe les coopératives forestières et les groupements de gestion qui sont répartis sur tout le territoire français. Afin de mettre en ligne de nombreux documents liés à la veille réglementaire sur le secteur édités par les différents adhérents, l’UCFF a souhaité disposer d’une solution collaborative de partage de documents. Pour répondre à ce besoin, Smile a préconisé l’utilisation d’Alfresco, une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) open source.
La plateforme d’échange a été installée et configurée par Smile et est accessible en mode Extranet. Celui-ci permet aux adhérents d’accéder aux informations de veille réglementaire, notamment via une arborescence thématique. Les adhérents peuvent aussi proposer directement leurs propres documents à la publication via un workflow qui automatise le suivi des validations et des alertes par email, ceci afin de prévenir l’adhérent du statut de son texte : en cours de validation, publié… Pour le processus de publication en ligne, Alfresco va donc modéliser l'ensemble des tâches de la chaîne éditoriale.
Smile a également adapté les métadonnées servant à décrire les documents métier propres à l’UCFF et a redessiné l’interface de l’écran de recherche de documents en accord avec ces métadonnées. Ces adaptations optimisent considérablement la recherche des documents sur la plateforme Extranet.

Un projet réalisé en un temps record

Ce système de GED collaborative a été déployé en un temps record grâce à Alfresco. En effet, cette solution est prête à l’emploi sur un large ensemble de fonctions et est très facilement paramétrable sur des fonctionnalités avancées. Elle permet donc une mise en œuvre à la fois rapide et personnalisée. En tout, le projet aura duré moins de 2 mois, depuis l’analyse des besoins à la mise en production.

Logo UCFF

Temoignage

David Portron, Responsable Informatique de l'UCFF

« L’objectif de notre projet était de développer une plateforme capable de gérer l’ensemble des documents électroniques ou papier au sein de l’UCFF, c'est-à-dire d’assurer à la fois le classement et le partage de ces documents. En termes de volume, cela représente plusieurs milliers de documents.


Nous avons choisi de développer notre projet avec Alfresco car cet outil est 100% dédié à la gestion documentaire sans modules de publication ou de support photo qui nous étaient inutiles. En revanche, Alfresco dispose d’un workflow qui nous paraissait très séduisant car il permet d’informer nos groupes d’adhérents à la publication d’un nouveau document. C’est une véritable plateforme collaborative car les adhérents peuvent envoyer leurs documents dans une boîte aux lettres dédiée rattachée à un responsable qui reçoit l’avertissement d’un nouveau message. Ce dernier l’analyse et décide ou non de sa publication. Enfin, l’ensemble du groupe abonné à la thématique du document le reçoit.


Enfin, le facteur coût a également été un élément déterminant dans le choix d'un outil open source. Comme c’était notre première approche, pour nous le risque était diminué. Ainsi, après nous être assuré de la pérennité de l’outil choisi, nous nous sommes lancés… avec Smile ! »

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