Gestion documentaire

Par Thomas Choppy – Responsable offre ECM
90 pages – PDF – 2,8Mo

Après près de 40 000 téléchargements, Smile propose une nouvelle édition majeure de son livre blanc GED open source présentant les nouveautés du marché et notamment :

  • Une analyse complète des cinq meilleures solutions open source du marché : Alfresco, Nuxeo, Knowledge Tree, Jahia et Maarch.
  • L’apparition de nouvelles fonctions et solutions spécifiques :
    • Gestion de contenu multimédia (DAM – Digital Asset Management) : NuxeoDAM, PhraseaNet, RessourceSpaces…
    • L’approche collaborative du partage de documents avec la sortie de Jahia Wise, orienté sur les fonctionnalités clés pour les utilisateurs.
  • Une mise à jour de plusieurs autres solutions de GED open source : SilverPeas, ExoDMS, Quotero, LogicalDOC
  • Les principales fonctionnalités des outils et leur application dans le contexte d’un projet : gestion des versions, référentiel de classement, moteur de recherche, fonctions collaboratives

NOUVEAU ! Consultez www.open-source-guide.com , le référentiel des solutions open source professionnelles.

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Gestion documentaire

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Ce document a pour objectif de présenter notre approche de la gestion documentaire, notamment par rapport à la gestion de contenu, et de vous apporter une aide au choix d'une solution logicielle pour vos projets.

Pour cela, nous vous proposons une analyse des réponses apportées par une sélection de solutions open source à des problématiques concrètes, ainsi qu’une approche méthodologique pour vous orienter dans la mise en œuvre de votre projet.

Il ne s’agit ni d’un répertoire de solutions, ni d’une approche théorique de la gestion de contenu documentaire, mais bien d’une confrontation entre la réalité des besoins et le marché de la GED (Gestion Électronique de Documents) open source.

  1. PRÉAMBULE
    1. SMILE
    2. QUELQUES RÉFÉRENCES DE SMILE
    3. CE LIVRE BLANC
    4. L’OPEN SOURCE EN ENTREPRISE
    5. SOMMAIRE
  2. INTRODUCTION A LA GESTION DOCUMENTAIRE
    1. POURQUOI UNE SOLUTION DE GESTION DOCUMENTAIRE ?
    2. PRÉSENTATION DES CONCEPTS
    3. VERS LA GESTION DE CONTENU D’ENTREPRISE
    4. ENJEUX PRINCIPAUX DE LA GED
  3. LES SOLUTIONS DE GESTION DOCUMENTAIRE
    1. ALFRESCO
    2. NUXEO
    3. KNOWLEDGE TREE
    4. JAHIA
    5. MAARCH
  4. SOLUTIONS SPÉCIFIQUES POUR LA GESTION DE MÉDIA
    1. AUTRES SOLUTIONS
  5. LES FONCTIONNALITÉS
    1. MÉTADONNÉES
    2. GESTION DES VERSIONS
    3. RÉFÉRENTIEL DE CLASSEMENT
    4. MOTEUR DE RECHERCHE
    5. NUMÉRISATION
    6. GESTION DES DROITS
    7. FONCTIONS COLLABORATIVES
    8. WORKFLOW
    9. RÈGLES DE GESTION
    10. GESTION DU CYCLE DE VIE
    11. GESTION DES DOSSIERS
    12. IMPORT/EXPORT
    13. GESTION DES E-MAILS
    14. INTÉGRATION DE LA GED
    15. INTÉGRATION TECHNIQUE
  6. SYNTHÈSE

« La GED est donc une brique stratégique du système d’information, au moins aussi critique que le serveur de fichiers qui existe dans la très large majorité des organisations et qu’il serait catastrophique de perdre.

Le caractère open source des solutions offre des atouts importants : une solution robuste et pérenne, des prestataires nombreux, un éditeur à même d'apporter le support et la garantie de continuité de service nécessaire aux applications de gestion. »

« Le choix d’une solution de GED open source repose sur trois critères principaux : les fonctionnalités natives, les questions d’architecture technique et le modèle économique permettant d’optimiser chaque projet. Comprendre et appréhender ces critères sont donc des étapes indispensables pour résoudre les aspects techniques, fonctionnels et métiers liés aux différentes fonctions dans l’organisation ", explique Thomas Choppy, Directeur de l'offre ECM chez Smile. 

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