vous accompagner dans vos
projets de gestion d'information
Conseil GED
Conseil en Gestion Documentaire
Smile vous accompagne dans votre projet de gestion documentaire : démarche de choix d'outils, cadrage de projet, spécifications fonctionnelles, pilotage de la réalisation et conduite du changement.
Des compétences métier et techniques pour vos projets
Nous vous apportons une expertise sur des projets divers :
- Gestion Electronique de Documents collaborative et bureautique
- Gestion de courrier, de dossier
- Documents techniques, Qualité…
- Base de connaissance (Knowledge management)
- Records management (norme ISO 15489)
- Gestion d’archives (ISAD G et ISAAR, EAD)
- Asset Management (Photothèque, médiathèque)
- Bibliothéconomie (Gestion de centres de documentation ou de bibliothèques, dont gestion des emprunts, abonnements et commandes)
La mise en place d’une solution de GED impacte toute l’entreprise et nécessite la définition des processus documentaires et la structuration de l’outil pour le rendre opérationnel.
Eléments clés des projets de GED
Pour mettre en oeuvre une solution adaptée qui répond à vos attentes, nos consultants définissent notamment :
- Les besoins d’interopérabilité avec le reste du système d’information, notamment le portail, le moteur de workflow (BPM) et l’annuaire d’entreprise
- Le cycle de vie des documents et leurs stades de validation (workflow)
- Les plans de classement, ossatures du système de GED de votre organisation
- Les modalités de dématérialisation (gestion des flux numériques, ergonomie du poste de travail de numérisation)
- Les modes d’accès à l’information, par un moteur de recherche, des masques de recherche ou par navigation dans des arborescences
- Les types d’informations gérées et leur niveau de granularité (ex : document entier, pages, paragraphes, etc.)
- Les métadonnées associées permettant de gérer, retrouver et exploiter votre information
- La gestion de droits, matrice recouvrant la confidentialité des documents et les opérations autorisées selon les groupes d’utilisateurs
Parallèlement à la mise en oeuvre, nos consultants interviennent sur la définition de votre référentiel métier (plan de classement, thesaurus, taxonomie ou ontologie). Représentatif de l’ensemble de vos processus, celui-ci constitue une liste de termes dépourvus d’ambiguïté et reliés entre eux par des relations sémantiques (équivalence, hiérarchie, associativité, traduction).
Le référentiel métier impacte le système de GED mais pourra servira également à d'autres projets comme un intranet, une base métier, un catalogue produits et services ...
Accompagnement et mise en oeuvre
Nombre de nos clients souhaitent installer une maquette ou un prototype (ou Proof of concept - POC) pour évaluer un certain nombre d'aspects technique ou fonctionnel des solutions retenu. Ceci s'inscrit dans un démarrage d'évaluation par les utilisateurs et les services techniques de nos préconisations.
Nous sommes également en mesure de vous assister dans la mise en oeuvre opérationnelle (AMOA) pour le paramétrage de la solution retenue, le transfert de compétences et la formation des administrateurs fonctionnels et des utilisateurs notamment.
Voir la description de nos missions de conseil généraliste
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